Sistemi per videoconferenza: riunirsi a distanza
I numerosi vantaggi delle videoconferenza
I sistemi per videoconferenze sono diventati una parte importante del mondo degli affari odierno, in cui la distanza non rappresenta più una barriera per la collaborazione. Non abbiamo più bisogno di riunirci fisicamente per prendere decisioni, infatti, gli scambi attraverso uno schermo diventano sempre più sofisticati e vicini alla realtà. Grazie alle videoconferenza, puoi comunicare e vedere in tempo reale colleghi/soci a prescindere dalla parte del mondo in cui si trovano. Potrai avere anche una comunicazione fluida con i tuoi clienti, senza aver nulla da invidiare alle riunioni fisiche.
A seconda delle esigenze e del budget, effettuare una riunione a distanza richiede poca attrezzatura. Gli elementi principali di cui avrai bisogno sono:
- Un microfono e un altoparlante, per poter portare avanti conversazioni con i tuoi interlocutori.
- Una telecamera o webcam, in modo che possa trasmettere immagini.
- Uno schermo per vedere gli altri partecipanti alla riunione. Lo schermo può essere quello del computer o una soluzione esterna.
Grazie alle attrezzature per conferenze, otterrai una produttività maggiore! Risparmierai tempo e denaro, in quanto non dovrai più viaggiare (nessun costo o perdita di tempo per gli spostamenti), un grande vantaggio se, per esempio, hai bisogno di riunirti spesso con fornitori, filiali o dipendenti in telelavoro. Non dovendo più percorrere lunghe distanze, anche i tuoi dipendenti saranno più motivati, meno stanchi e potranno concentrarsi meglio sui loro compiti. Infine, limitando l'uso dei mezzi di trasporto, contribuirai a ridurre le emissioni di CO2 e a proteggere l'ambiente.
Come si sceglie l'attrezzatura per videoconferenza adeguata?
Per fare in modo che le tue riunioni siano sempre un successo, esistono degli elementi da tenere sempre in considerazione.
Per esempio, un sistema completo per videoconferenza può includere una telecamera professionale, altoparlanti e microfoni. Questo sistema può essere "punto a punto", cioè capace di consentire la comunicazione tra due posizioni diverse, oppure "multipunto" cioè in grado di collegare più di due posizioni (fino a dieci a seconda del modello).
Un sistema per lo scambio di contenuti: diffondi facilmente i contenuti di tutti i tuoi dispositivi (PC/Mac, smartphone, tablet), per spiegare più facilmente ciò che vuoi comunicare durante le tue riunioni. Più persone possono collegarsi simultaneamente a questo sistema wireless e condividere a loro volta il proprio schermo. Le tue riunioni diverranno più dinamiche in tutti i sensi!
Un sistema di prenotazione delle sale: puoi affidarti a un sistema di gestione delle sale per non programmare erroneamente 2 riunioni nello stesso momento. Potrai consultare la disponibilità delle sale e le riunioni programmate, così da prenotare i posti liberi.
Mobili per videoconferenze: di solito il sistema per videoconferenze necessita di appositi mobili per organizzare la sala riunioni in modo più ergonomico possibile. Per esempio, si può fissare uno schermo alla parete o a un mobile con rotelle, in modo da poterlo spostare per tutta la sala nel modo in cui si preferisce e senza alcun rischio.
Che criteri si devono considerare per la scelta di una soluzione per videoconferenza?
La scelta della nuova attrezzatura non deve essere casuale, ma dipende da precisi criteri:
- Le dimensioni della sala da attrezzare: l'attrezzatura sarà differente a seconda delle dimensioni della sala riunioni. Per tale ragione, offriamo diversi tipi di dispositivi adatti a sale individuali (sale e uffici piccoli, da una a quattro persone), sale di medie dimensioni (fino a 12 persone) e sale di grandi dimensioni (più di 12 partecipanti). Ad esempio, se possiedi una sala riunioni piccola, l'attrezzatura per videoconferenza offerta sarà ergonomica e progettata per occupare il minor spazio possibile. Per limitare la presenza di cavi, le telecamere, i microfoni e gli altoparlanti possono essere integrati in un supporto unico, in modo che occupino meno spazio. Esistono anche soluzioni per sale virtuali (su cloud) (software, etc.).
- Il budget: l'investimento richiesto dipenderà dalle dimensioni della tua azienda e dall'importanza della comunicazione visiva per la tua attività. Per fare una stima del budget da impiegare, puoi valutare il risparmio globale che otterrai in termini di trasporto e minor tempo impiegato. Allo stesso modo, se devi attrezzare una piccola azienda non è necessario acquistare attrezzature altamente sofisticate: esistono soluzioni più economiche e adatte a diverse esigenze.
