Centraline telefoniche analogiche, digitali, IP e ISDN

Centralino telefonico: essenziali per le aziende

Cosa è un centralino telefonico e come funziona?

L'accoglienza telefonica di un'azienda è un fattore fondamentale per il suo successo, in quanto deve creare un’immagine positiva e professionale dell’attività per i clienti e altre parti interessate, come fornitori o potenziali clienti. Come si può garantire la soddisfazione del cliente senza un centralino telefonico aziendale? Lasceresti che potenziali clienti vengano accolti dalla segreteria telefonica mente tu sei occupato con un’altra chiamata? Il 60% della popolazione odierna preferisce ancora contattare le aziende via telefono invece che utilizzare altre forme di comunicazione. La reputazione di un'azienda si costruisce sui piccoli dettagli e fare una buona impressione dal primo momento è di assoluta importanza. 

È proprio in questi frangenti che i centralino aziendali fanno la differenza! Conosciuti anche come centrali telefoniche, questi dispositivi sono in grado di collegare tutte le postazioni della tua organizzazione.  Centralino telefonico come funziona? Una delle caratteristiche è di gestire diverse linee telefoniche alla volta, chiamate in entrata e in uscita. Il modello standard è conosciuto per le sue molteplici funzionalità che includono:

• Trasferimento di chiamata: puoi trasferire manualmente le chiamate da una stazione all'altra passando l'interlocutore alla persona che sta cercando in quel momento. Se quest'ultima non si trova in ufficio, la chiamata può essere trasferita automaticamente al suo cellulare, consentendo così ai dipendenti di rimanere in contatto per tutto il giorno.
• Musica o messaggio durante l'attesa: incoraggia il tuo interlocutore a rimanere in linea riproducendo della musica che renderà il suo tempo d'attesa più piacevole e meno lungo. È dimostrato che 8 persone su 10 preferiscono ascoltare musica durante l'attesa piuttosto che attendere in silenzio. Puoi approfittare di questo tempo per includere informazioni sulla tua azienda con un breve messaggio, magari condividendo le ultime novità sulla tua attività o i tuoi orari di servizio.
• Interactive Voice Response (IVR): offre a chi chiama la possibilità di digitare un numero in modo da connettersi con un servizio particolare (ad esempio "per parlare con il dipartimento vendite, premi 2"). I vantaggi dell'IVR sono duplici: farai risparmiare tempo ai clienti in quanto potranno interagire direttamente con la persona più qualificata per rispondere alle loro domande, e tu migliorerai la produttività della tua azienda.  Con un servizio automatizzato, non dovrai più impiegare uno dei tuoi dipendenti per gestire il servizio di accoglienza telefonica.

Che centralino telefonico aziendale dovresti  scegliere?

La scelta del centralino telefonico aziendale giusto è cruciale per una compagnia, a prescindere dal settore in cui lavora o dalle sue dimensioni. Tale scelta dipenderà dal tuo budget, dal numero di dipendenti che devi attrezzare, dal tipo di linee telefoniche già possedute, dalle dimensioni della tua attività e dalle funzionalità che desideri avere.

Esistono tre tipi di centralina per aziende:

• La centralina classica o centrale telefonica (PBX o IPBX): questo modello include un terminale che può avere diverse dimensioni e che viene direttamente installato nel tuo ufficio. Può elaborare chiamate in entrata e in uscita. È più adatto ad aziende di grandi e medie dimensioni che hanno bisogno di un maggior numero di linee telefoniche e sono felici di spendere di più per l'installazione. A seconda dei requisiti della tua azienda, i costi di installazione di un sistema PBX o IPBX possono essere più o meno salati, e l'attrezzatura avrà bisogno di manutenzione col passare degli anni. Il PBX è collegato a una rete analogica, mentre l'IPBX è collegato a una linea IP.
• I mini-centralini telefonici: questo dispositivo ha l'aspetto di un set telefonico convenzionale, ma include diverse funzionalità aggiuntive. È la soluzione ideale per le aziende più piccole. Le sue funzionalità sono simili a un sistema PBX o IPBX tradizionale, ma è più semplice da installare (in quanto non ha bisogno di nessun tipo di cablaggio), occupa meno spazio e non implica costi di installazione o manutenzione. Esistono 3 tipi di  mini-centralini telefonici e ciascuno di essi adatto a diversi tipi di linea telefonica: analogico (che consente di trasferire sino a due chiamate contemporaneamente) digitale (ISDN T0, che consente il trasferimento di 4 chiamate alla volta) e IP (che permette di traferire sino a 4 chiamate simultaneamente tramite la connessione a internet).
• IVR hosted o virtuale: questa opzione è nota anche come Centrex ed è la preferita delle aziende inglesi per via dei tanti vantaggi che offre. Permette alle aziende di avere una centralina altamente professionale, senza dover installare attrezzature ingombranti e costose nei tuoi uffici. L'apparecchiatura necessaria per il funzionamento viene installata nei server della tua rete. Ti servirà solo una connessione Internet per poter accedere al centralino telefonico e tutte le sue funzionalità. All'interno della tua attività, dovrai collegare solo le stazioni telefoniche.